Содержание:
Преимущества использования Excel
Excel пользуется популярностью благодаря своей универсальности и гибкости. С его помощью можно:
- создавать таблицы для учета всех расходов;
- использовать формулы для автоматического подсчета итоговых данных;
- создавать графики и диаграммы для визуализации расходов.
И это все действительно может работать, если вы только начинаете и ведете 1-2 проекта. Однако если у вас в работе куда больше объектов, в команде уже более 10-ти сотрудников, а обороты перевали семизначные цифры, то пользоваться только Excel становится довольно-таки рискованно.
Недостатки использования Excel
Основные минусы, которые могут очень дорого вам стоить:
Человеческий фактор
В Excel легко допустить ошибку при вводе данных или при расчетах. Одна неверно внесенная цифра может привести к неправильным итогам и, как следствие, к финансовым потерям.
Сложность в управлении данными
При большом объеме данных таблицы становятся громоздкими. Найти нужную информацию уже сложнее, плюс риски потери или искажения данных увеличиваются.
Отсутствие автоматизации
В отличие от специализированного программного обеспечения для учета, в Excel сложно автоматизировать процессы, такие как отчетность и анализ данных.
Итак, представим, что вы ведете учет в Excel. Доступ к редактированию таблицы есть у трех ваших сотрудников.
Кто виноват, если в таблице Excel неверные данные?
Рассмотрим вымышленную ситуацию, произошедшую с Антоном, строителем, который вел учет расходов на своем проекте в Excel.
Антон работал над строительством загородного дома. Он создал таблицу в Excel для учета всех объемов работ и расходных материалов. Каждый день он заносил туда данные: закупка цемента, доставка кирпичей, оплата труда рабочих и т.д.
Через несколько недель Антон заметил, что заканчиваются авансовые деньги и начал составлять для заказчика отчет о потраченных средствах. И, внезапно, сумма с чеков не сошлась с данными из таблицы. В процессе анализа он обнаружил, что в одной из ячеек, где было указано количество необходимого цемента, была допущена ошибка: вместо 1000 кг было введено 100 кг. Поэтому руководителю казалось, что деньги еще есть и пока что не нужно запрашивать очередной перевод у заказчика.
Эта ошибка привела к спору с заказчиком. Он уже планировал отправить следующий аванс через месяц, но деньги нужны уже сейчас. Это вызвало его недовольство и подорвало репутацию компании.
Чем можно заменить Excel?
Чтобы таких ситуаций не происходило, вы можете начать вести учет денег в приложении 101. Система выстроена так, что каждый из участников получает средства под отчет и отвечает только за них. Если сотрудник потратил деньги и не внёс расход в систему, то это только его проблема. Нельзя втихую сделать ошибку в расчетах и свалить ее на кого-то.
Отчитываться о потраченных деньгах должен только тот, кто их потратил. В тот момент, когда вы научите своих партнеров правильно вести учет средств и нести за них ответственность, они и перестанут думать, что если деньги попали к ним в карман, то это их деньги.